Como fazer a gestão de um consultório odontológico

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Gestão de um consultório odontológico

Realizar a gestão de uma empresa hoje, é um passo fundamental, e é claro, que se tratando do consultório odontológico isso não é diferente. Um profissional da área de odontologia que sonha em criar o seu próprio negócio, precisa controlar e organizar todos os processos dentro do consultório, para mantê-lo organizado e ter credibilidade no mercado.

Além disso, muita das vezes, profissionais que não estão inseridos em áreas relacionadas à administração, esquecem de realizar a gestão de forma correta nas suas organizações. Mas independente da área, ter um conhecimento básico em administração e processos organizacionais, é necessário. Por isso, para te auxiliar, neste artigo separamos algumas informações para você fazer a gestão de um consultório odontológico de maneira correta e sem dificuldades. Vamos conferir?

Organize o setor financeiro

A gestão de uma empresa inclui todos os setores dentro dela, e um dos mais importantes é o setor financeiro, que se encontra presente tanto em organizações de grande porte quanto em micro empresas.

A organização no setor financeiro precisa estar muito bem alinhada, pois ela é a base de todo o funcionamento do negócio. Afinal, será justamente esse setor que vai pagar todos os custos do consultório e gerenciar os ganhos que estão sendo obtidos na execução dos serviços.

Então, para organizar, será necessário separar os gastos fixos e os variáveis. Os gastos fixos são aqueles que não se alteram e são indispensáveis para o funcionamento do consultório, como, por exemplo, a água, luz, aluguel, internet e outros.

Já os gastos variáveis, são aqueles que se alteram todo mês e nem sempre serão os mesmos. Um exemplo disso é o caso das reformas e a compra de novos equipamentos.

Na hora de organizar, será necessário alguma ferramenta de apoio. As planilhas são exemplos de ferramentas que funcionam muito bem e que é possível conseguir encontrar modelos prontos facilmente.

Trabalhe com a gestão de relacionamento

A gestão de relacionamento é um conjunto de estratégias que tem como objetivo melhorar a relação entre a empresa e o consumidor. Realizar esta gestão no consultório também é um passo importante, pois será a partir dela que você vai garantir novos clientes e fidelizar aqueles que você já atendeu.

Neste passo, o ideal é que você contrate uma equipe especializada para te auxiliar nas estratégias de relacionamento. Delegar algumas funções no seu consultório também é um passo necessário, pois existem vários setores dentro de uma organização que nem sempre apenas uma pessoa conseguirá controlar.

Mas para que você possa entender como funciona a gestão de relacionamento na prática, separamos quatro etapas essenciais, sendo elas:

  1. entender quem é o seu consumidor;
  2. definir estratégias para criar uma conexão com o seu consumidor;
  3. melhorar o seu processo de atendimento para causar boas experiências;
  4. buscar formas de fidelizar o seu cliente.

Com base nessas etapas, a nossa dica é que você crie um plano de gestão de relacionamento antes de iniciar os processos no consultório.

Defina um plano de marketing

Trabalhar com o marketing, hoje, se tornou um passo essencial. Isso se torna necessário, uma vez que, o marketing será responsável por manter o seu consultório à frente dos concorrentes, atingir o seu público e garantir que você tenha resultados satisfatórios relacionados ao seu crescimento.

Dentro da área do marketing, existem várias vertentes que você pode trabalhar como, por exemplo, o marketing digital, que é uma das áreas mais importantes hoje, já que a internet se tornou um recurso essencial no nosso dia a dia.

Sendo assim, para trabalhar com o marketing na gestão do seu consultório de odontologia, será necessário criar um plano de marketing, que vai conter algumas informações que servirão de base para criar estratégias ao longo do desenvolvimento do seu negócio.

Entretanto, antes de você montar o seu plano de marketing, é importante que você saiba que existem regras para fazer o marketing odontológico.

Então, leia o  Código de Ética Odontológica do Conselho Federal de Odontologia, pois ele irá determinar todas as regras que precisam ser seguidas.

Automatize processos no consultório

Atualmente, existem várias ferramentas que nos permitem ter mais facilidade na execução dos processos e na otimização de tempo. Automatizar os processos no consultório odontológico também faz parte da gestão. As ferramentas de automação trazem mais praticidade e permitem que você gaste mais energia em setores que exigem maior atenção.

Por exemplo, utilizar agendas online e disponibilizá-las para os pacientes marcarem consultas é uma ótima alternativa. Sendo assim, avalie as opções que existem no mercado para determinar quais serão utilizadas no seu consultório.

Faça serviços de qualidade

Ir em locais que possuem uma boa qualidade na prestação de serviços, auxilia na fidelização dos clientes e aumenta a indicação boca a boca. A boa gestão do consultório de odontologia focado na qualidade da prestação de serviço, traz essa vantagem, pois os clientes passam a se sentirem confortáveis no local, assim, querendo retornar à clínica.

Para realizar esse procedimento, você precisa levar em consideração que, a qualidade do serviço, não está relacionada apenas à execução dos serviços do consultório. Ela acontece a partir do primeiro contato do cliente com a organização.

Após esse processo, é necessário que você avalie a experiência do usuário ao aguardar o seu atendimento. O processo de agendamento, por exemplo, otimiza o tempo de aguardo da consulta, fazendo com que o seu cliente tenha uma experiência mais agradável.

Já a realização do procedimento, é outra parte para melhorar a qualidade que precisa ser feita com atenção, pois é uma das etapas mais importantes que irá contribuir na avaliação final do cliente.

Por fim, há também o pós atendimento. Nesta etapa, você precisa criar estratégias para que o seu cliente retorne ao consultório e, mantenha um bom relacionamento mesmo após ser atendido. Bom, neste artigo você aprendeu várias etapas essenciais para realizar uma boa gestão no seu consultório de odontologia. Sendo assim, se esta publicação fez sentido para você, não se esqueça de compartilhar ela nas suas redes sociais, para que mais pessoas possam conferir também!